jaarverslag

Jaarverslag 2010-2011 – Ouderraad Erasmiaans Gymnasium

Inleiding
Het verslagjaar betreft het schooljaar 2010-2011. De vorige jaarverslagen hadden betrekking op kalenderjaren.
De OR probeert sinds vorig jaar meer bewust in het kader van zijn doelstelling keuzen te maken en beleid te ontwikkelen.  
Daar is nu ook meer gelegenheid voor, gelet op de meer stabiele situatie die is ontstaan na een relatief roerige periode,
met wisselingen in de schoolleiding. Dat betekent concreet dat het afgelopen jaar activiteiten/projecten zijn uitgevoerd op
basis van een jaarplan 2010-2011 dat na een evaluatie vorig jaar is opgesteld. En ook dat over de uitvoering hiervan vervolgens
in goed overleg met de schoolleiding afspraken konden worden gemaakt. Hierna zullen deze projecten/activiteiten nog nader worden toegelicht. 

Vergaderingen OR
Het afgelopen jaar is maandelijks vergaderd met de rector, waarbij ook telkens één of meer leden van de oudergeleding van de Medezeggenschapsraad (MR) aanwezig waren (De MR-vergaderingen met de rector zijn telkens voorafgaand aan die van de OR) die waar nodig een inbreng leverden. Zoals ook al in het vorige jaarverslag is opgemerkt, leidt dit tot een goede afstemming en een plezierige samenwerking tussen OR en MR. Tijdens de vergaderingen is een paar maal contact geweest met een afvaardiging van het RGB-bestuur, die in verband met het te vieren lustrum van de RGB de OR had benaderd voor een financiële bijdrage voor verschillende activiteiten. Vaste punten van de agenda waren de lopende activiteiten/projecten, beoordeling aanvragen voor financiële bijdrage OR en stand van zaken Schoolfonds (lees: inkomsten/uitgaven in relatie tot de begroting). Naar aanleiding van vragen bij OR-leden over de aandacht van de school voor problemen die samenhangen met gebruik van genotmiddelen, met name de alcoholconsumptie tijdens feesten, is tijdens een vergadering gesproken met een preventie-medewerker van de GGD in het kader van de Gezonde School aanpak. Daarbij is gediscussieerd over de vraag wat de school zelf (nog meer) zou kunnen doen en ook over de rol van de OR. Het komend jaar zal dit onderwerp opnieuw in de aandacht staan. 

Samenstelling Ouderraad (OR)
In 2010/2011 is afscheid genomen van vier leden van de Ouderraad: 
   -Dick van Loo; hij werd in zijn functie als voorzitter opgevolgd door Annet Brouwer;
   -Roelof te Velde; hij werd in zijn functie als secretaris opgevolgd door Hans Bos;
   -Hugo den Hollander; hij werd in zijn functie als penningmeester opgevolgd door Josje Boshoff;
   -Masé Sutterland.
Als nieuwe leden werden verwelkomd: Bea Tanis  en Michael van den Boogaard (2010) en Carel Kok en Hans Bos (2011).

Wijziging huishoudelijk reglement, opheffen stichting Schoolfonds
De doelstelling, taken en bevoegdheden van de OR zijn vastgelegd in stichtingsstatuten en een huishoudelijk reglement. Deze zijn het afgelopen jaar kritisch tegen het licht gehouden. De Stichting Ouderraad Erasmiaans Gymnasium is nu de stichting waarnaar het huishoudelijk reglement verwijst. Dat was voorheen de Stichting Schoolfonds Gymnasium Erasmianium. Deze kan nu worden opgeheven. Het huishoudelijk reglement is verder inovereenstemming gebracht met de huidige praktijk, met name waar het gaat om de planning en verslaglegging per schooljaar in plaats van kalenderjaar.  

Reguliere activiteiten
De OR heeft –traditiegetrouw- een aantal activiteiten dat ieder jaar terug komt:
   -aanwezigheid op ouderavonden in september, met vooral als doelvoorlichting te geven over klassenouders en
    deze te werven;
   -aanwezigheid bij inauguratie nieuwe leerlingen, toespraak en verzorging catering na afloop;
   -aanwezigheid bij diploma-uitreiking zesdeklassers in Laurenskerk, toespraak en verzorging lopend buffet voor geslaagden en
     familie na afloop;
   -organisatie docentenborrel na promotieplechtigheid klas 1 tot en met 5 in Laurenskerk;
   -Algemene ouderavond/lezing: elk voorjaar organiseert de OR voor ouders een lezing over een aansprekend onderwerp in
    relatie tot de school/leerlingen, dit jaar was dit over Griekse beeldhouwkunst. 
De aanwezigheid van de OR bij deze activiteiten wordt gezien als een noodzakelijke basis om voldoende voeling te houden met
wat op de school gebeurt, vooral vanwege de contacten met de docenten. De bijeenkomsten zijn alszeer plezierig en nuttigervaren. 

Klassenouders
Behartiging van de belangen van ouders is één van de doelstellingen van de OR. In dat kader is het klassenouderschap een belangrijk middel. Ouders en mentoren geven hier invulling aan. De OR heeft hierbij een stimulerende en ook een – overigens samen met de jaarleiders- coördinerende rol. Ook het afgelopen schooljaar, vooral door het organiseren van bijeenkomsten met een voorlichtend of evaluerend karakter. In de praktijk blijken de ervaringen wisselend te zijn, waarbij de mate van inzet/betrokkenheid van mentor en/of klassenouders een belangrijke factor is. 

Beroepsoriëntatie voor vijfdeklassers
Dit was een nieuwe activiteit en tevens een lang gekoesterde wens van de OR. Enerzijds omdat de activiteit goed aansluit bij een behoefte bij leerlingen en anderzijds omdat dit de ouderbetrokkenheid versterkt. De evaluatie heeft dit ook uitgewezen: alle betrokkenen waren eensgezind positief in hun oordeel over deze activiteit, waarvan verslag is gedaan in de Acta Diurna: 26 sprekers/ouders uit diverse beroepsgroepen vertelden over hun (levens)ervaringen na de middelbare schoolperiode en hun afwegingen in hun ‘zoektocht’ naar het passende beroep. Kortom, dit heeft alles in zich om een reguliere activiteit te worden. 

Acta Diurna Erasmiana
In samenwerking met de schoolleiding is hard gewerkt aan het opzetten van een informatiefblad voor ouders, die is gestoken in een fraai nieuw jasje. Hier was behoefte aan naast het reeds bestaande Tolle Lege, gemaakt door en voor leerlingen. Dit heeft geleid tot twee edities van de zogenaamde Acta Diurna Erasmiana (de opvolger van het voormalige Facta non Verba). De bedoeling is om dit blad voortaan driemaal per jaar uit te geven.

Website school
Vanuit de vraagstelling of de website van de school voldoende toegankelijk en bruikbaar is voor ouders, heeft de OR een enquête uitgevoerd onder een aantal ouders. De resultaten hiervan zijn besproken met de school. De school zal op basis hiervan verder gaan met de ontwikkeling en verbetering van de website en hierover afstemmen met de OR. 

Aanbod Cantina
Vanuit de behoefte om het aanbod van de Cantina te verbeteren (aantrekkelijk, gezond, betaalbaar, hygiënisch),  is de OR door de schoolleiding betrokken in een gesprek hierover met een aantal betrokkenen, waaronder de cateraar. Inmiddels is er een nieuwe cateraar en zal het gesprek hierover naar verwachting tot een afronding komen.

Evaluatie, nieuwe activiteiten
In juni dit jaar heeft de OR een evaluatie uitgevoerd, met het oog op het komend schooljaar. Ook de rector leverde hiervoor een schriftelijke bijdrage. Tijdens de evaluatie van de OR kwam als belangrijkste aandachtspunt naar voren het verbeteren van de communicatie met de ouders; met als concrete actiepunten: 
   -het als OR regelmatig informeren van en zo nodig communiceren met ouders via de website van de school; 
   -gebruikmaking door de school en de OR van de mailadressen van ouders voor communicatie; met de informatie in MAGISTER is
     reeds een belangrijke basis hiervoor gelegd door de school;
   -vergaren van aanvullende informatie van ouders over hun beroepsuitoefening zodat ouders meer gericht door de OR
    benaderbaar zijn voor bepaalde activiteiten; dit is inmiddels gebeurd tijdens de ouderavonden in september, de verkregen
    informatie wordt in MAGISTER verwerkt. 

Financiële stukken, subsidiebeleid
In de financiële stukken, die conform het huishoudelijk reglement zijn gecontroleerd door een hiervoor speciaal ingestelde kascommissie, wordt in detail duidelijk wat de inkomsten en uitgaven van de OR waren in het afgelopen schooljaar. 
De OR acht het van belang om bij elke aanvraag voor een bijdrage van de OR een kritische afweging te maken, die gebaseerd is op consistent beleid. De verdere ontwikkeling van dit beleid vormt mede een aandachtspunt voor het komend schooljaar.