Procedure

Aanmeldingsprocedure schooljaar 2010 – 2011

De aanmelding
Vanaf de informatieavond op woensdag 13 januari 2010 kunt u als ouder of verzorger een afspraak maken bij de administratie voor een aanmeldingsgesprek samen met uw kind. De aanmeldingsgesprekken vinden plaats in de periode van maandag 15 januari tot en met vrijdag 19 maart 2010. Het aanmeldingsgesprek duurt ongeveer 20 minuten.

Door ouders mee te nemen materiaal
We verzoeken u mee te nemen bij het aanmeldingsgesprek: 
1. een ingevuld aanmeldingsformulier; dit vindt u op de website (u kunt het hier downloaden en vervolgens printen) of kunt u opvragen bij de schooladministratie;
2. de Cito-eindtoets (indien deze al beschikbaar is) of een andere erkende en genormeerde niveautoets;
3. een schriftelijk vwo-advies van de basisschool.

Het aanmeldingsgesprek
In een kort persoonlijk gesprek vormen wij ons een beeld van uw kind; in het gesprek staat het kind zelf centraal en proberen wij zoveel mogelijk het kind aan het woord te laten. Daarnaast bespreken wij kort met u en uw kind de aangeleverde gegevens en tenslotte lichten wij aan het eind van het gesprek nog eens de procedure toe die tot een eventuele toelating op het Erasmiaans Gymnasium leidt.

De toelating
Na het aanmeldingsgesprek is uw kind niet automatisch toegelaten. De toelatings-commissie bepaalt later op basis van onderstaande criteria de toelaatbaarheid van alle aangemelde leerlingen.

Toelaatbaarheidcriteria:
a. Het basisschooladvies: het Erasmiaans Gymnasium vraagt vwo–advies.
b. Het tweede toetsgegeven, voor veel basisscholen de Cito–eindtoets: wij vragen een score van 545 of hoger. Als de basisschool een andere erkende en genormeerde niveautoets gebruikt, moet de uitslag vwo–niveau aangeven.

We hebben beide toetsgegevens nodig. Bij het ontbreken van het tweede toetsgegeven vragen wij u vóór 19 maart 2010 om de volgende informatie:
• een (door Cotan) erkend aanvullend capaciteitenonderzoek (CED,IPO,NIO,WISC e.d.) waarvan de uitslag op vwo–niveau duidt; daarvan met name de gegevens over rekenen en taal en zo mogelijk gegevens van het leerlingvolgsysteem uit groep 7 en 8 van de basisschool en ook daarvan met name de gegevens over rekenen en taal.

Hardheidsclausule:
In individuele gevallen kan de toelatingscommissie besluiten om leerlingen die niet aan de onder a. en b. genoemde toelaatbaarheidcriteria voldoen, toch toelaatbaar te verklaren. Het gaat dan bijvoorbeeld om leerlingen waarbij het basisschooladvies en de Cito eindtoetsscore significant van elkaar afwijken met een duidelijke oorzaak. We vragen u in dat geval om de gegevens van het leerlingvolgsysteem uit groep 7 en 8 van de basisschool en andere relevante gegevens die de commissie inzicht in de capaciteiten van het kind geven. In al deze gevallen beslist de toelatingscommissie over de toelaatbaarheid

Extra bepaling bij eventuele overaanmelding

Maximering van het aantal te plaatsten leerlingen
Het Erasmiaans Gymnasium kan voor het schooljaar 2010-2011 maximaal 205 nieuwe eersteklassers plaatsen. Het huidige gebouw biedt geen ruimte voor meer leerlingen. Met dat aantal eersteklassers en de zittende leerlingen wordt de grens van de opnamecapaciteit van 1100 leerlingen bereikt, mede omdat er geen concreet perspectief op uitbreiding van adequate huisvesting is. Deze omstandigheden vormen de rechtvaardigingsgrond om de toestroom van leerlingen te beperken. Deze plaatsbeperking leidt tot het maximeren van de toelating en tot eventuele loting. Indien het aantal toelaatbare leerlingen de capaciteit van 205 plaatsen overtreft, zal op vrijdag 26 maart 2010 geloot worden. Hieronder wordt de lotingprocedure toegelicht.

De inrichting van de eventuele  lotingprocedure
1. De leerlingen die toelaatbaar zijn worden in drie groepen verdeeld.
2. De eerste groep wordt gevormd door de leerlingen die toelaatbaar zijn en aan de beide bovengenoemde toelaatbaarheidcriteria voldoen met dien verstande dat het alleen de leerlingen betreft die een Cito-eindscore hebben van 550, 549 of 548*.
3. De tweede groep wordt gevormd door de leerlingen die toelaatbaar zijn en aan de beide bovengenoemde toelaatbaarheidcriteria voldoen met dien verstande dat het de leerlingen betreft die een Cito-eindscore hebben van 547, 546 of 545*.
4. De derde groep wordt gevormd door de leerlingen die door de toelatingscommissie toelaatbaar zijn verklaard maar niet aan beide criteria voldoen.

*  Indien leerlingen een andere toets dan de Cito hebben afgelegd, dan geldt voor hen dat zij deel uitmaken van de eerste groep indien hun score tot de 50% hoogste behoort van de voor die toets geldende VWO-scores. Zij maken deel uit van de tweede groep indien hun score tot de 50% laagste behoort van de voor die toets geldende VWO-scores. 

5. Leerlingen van de eerste groep hebben voorrang boven die van de tweede groep en leerlingen van de tweede groep hebben voorrang boven die van de derde groep.
6. Indien het aantal leerlingen uit de eerste groep kleiner dan of gelijk is aan 205, dan worden zij geplaatst. Indien het aantal leerlingen uit de eerste groep groter is dan 205, dan wordt er onder hen geloot. In dat geval worden de leerlingen uit de tweede en derde groep niet toegelaten.
7. Indien het aantal leerlingen uit de eerste groep kleiner is dan 205, dan worden de resterende plaatsen toegewezen aan leerlingen uit de tweede groep. In het geval dat het aantal leerlingen uit de tweede groep groter is dan het aantal resterende plaatsen, wordt er onder de leerlingen van de tweede groep geloot. In dat geval worden de leerlingen uit de derde groep niet toegelaten.
8. Indien het aantal leerlingen uit de eerste en de tweede groep samen kleiner is dan 205, dan worden de resterende plaatsen toegewezen aan leerlingen uit de derde groep. Indien het aantal leerlingen uit de derde groep groter is dan het aantal resterende plaatsen, wordt er onder de leerlingen van de derde groep geloot.

Onder loting wordt voor de toepassing van deze regeling verstaan een loting ten overstaan en onder toezicht van een door de toelatingscommissie aangewezen notaris. Deze eventuele loting vindt plaats op 26 maart 2010. 

Wachtlijst
Indien conform het voorafgaande tot loting wordt overgegaan, worden de leerlingen die zijn uitgeloot op een wachtlijst geplaatst met dien verstande dat leerlingen die deel uitmaken van de eerste groep hoger op de wachtlijst zullen komen te staan dan  leerlingen uit de tweede groep. Dezen komen hoger op de wachtlijst dan leerlingen uit de derde groep. 

Procedures
Deze aanmeldingsprocedure staat op de website van de school en ligt voor basisscholen, ouders en leerlingen op de administratie van de school ter inzage.

De plaatsing

De toelatingscommissie
De toelatingscommissie bepaalt welke kinderen toelaatbaar zijn.

Plaatsingsbesluit 
De rector stelt, eventueel na de loting, de plaatsing van de leerlingen vast. Dit besluit wordt schriftelijk medegedeeld in een brief aan zowel de leerling als de ouders.  Besluit de rector de leerling niet te plaatsen, dan kan dit twee redenen hebben:

• de leerling voldoet niet aan de toelaatbaarheidcriteria van het Erasmiaans Gymnasium. Is de leerling niet geschikt bevonden dan wordt de reden van afwijzing schriftelijk aan de ouders medegedeeld;
• de leerling voldoet wel aan de criteria maar is uitgeloot. De leerling komt op een genummerde wachtlijst.

Berichtgeving aan kinderen en ouders/verzorgers
De officiële toelatings- en afwijzingsbrieven worden na de sluiting van de inschrijving en de eventuele loting door de administratie verstuurd. In de brief wordt vermeld of de leerling is toegelaten, op de wachtlijst is geplaatst of is afgewezen.  In de brief wordt ook aangeven op welke andere BOOR-school de leerling eventueel nog terecht kan voor aanmelding.

Klachten
Tegen de genomen beslissing kan op grond van het Inrichtingsbesluit WVO hoofdstuk 2, artikel 15 bezwaar gemaakt worden bij de Bezwaarcommissie toelating, schorsing en verwijdering Openbaar Voortgezet Onderwijs, Postbus 23058, 3100 KB Rotterdam.    

Tijdpad

13 januari 2010
Voorlichtingsavond voor ouders van toekomstige leerlingen.

6 februari 2010
Open dag van 9.00 tot 13.00 uur.

1 februari 2010 t/m 19 maart
Op diverse momenten in de week kunnen ouders hun kind aanmelden. De aanmeldingsgesprekken worden tot en met vrijdag 19 maart 2010 gehouden.

26 maart 2010
De toelatingscommissie vergadert en stelt formeel vast welke leerlingen zij toelaatbaar acht; indien het aantal toelaatbare leerlingen meer dan 205  bedraagt, vindt de boven beschreven lotingprocedure plaats. Uitgelote leerlingen worden op een wachtlijst geplaatst.

Uiterlijk 2 april 2010
De ouders van geplaatste leerlingen ontvangen bericht. Ook de ouders van eventueel uitgelote leerlingen ontvangen bericht. In de brief wordt aangegeven op welke plaats hun kind op de wachtlijst staat. Deze  ouders wordt verzocht om door te geven of zij hun kind op de wachtlijst laten staan of hun kind elders aanmelden/ hebben aangemeld;

6 april 2010
Leerlingen worden ingeschreven in de leerling-administratie van de school;

9 juni 2010
Inauguratie van de nieuwe leerlingen om 15.30 uur.