Protocol

Protocol werkweken en studiereizen op het Erasmiaans Gymnasium

Vooraf
Werkweken en studiereizen vormen voor veel leerlingen een hoogtepunt in hun schooltijd op het Erasmiaans Gymnasium. Met elkaar ‘op pad’ en van alles beleven, veel nieuwe ervaringen opdoen enz.: er wordt lange tijd naar uitgekeken, na afloop van de schooltijd herinneren leerlingen zich de schoolreizen nog altijd. Veel plezier hebben met elkaar en met de leiding vormt een wezenlijk onderdeel van de reis. Maar om van een werkweek of schoolreis te mogen spreken moet er aan meer voorwaarden worden voldaan: de reis moet een doel dienen en de afspraken en procedures moeten vooraf worden vastgelegd. Hierover gaat dit protocol.

Een werkweek of studiereis
• wordt gehouden in het kader van het curriculum van de school en is om die reden een verplicht onderdeel van het programma;
• vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de school.

Het protocol legt vast:
de procedures en afspraken:
• tussen leerlingen, ouders, school (begeleiders en schoolleiding) en externen;
• voorafgaand, tijdens en na afloop van de reis of werkweek.

De hoofdstukken in dit protocol:
1. Het doel van de reis
2. Voorafgaand aan de reis
3. Tijdens de reis
4. Na afloop van de reis
5. Onregelmatigheden
6. Bijzondere bepalingen

1. Het doel van de werkweek of studiereis
De reis moet een of meer doel(en) dienen dat voortvloeit/die voortvloeien uit het curriculum van de school. In het geval van een studiereis ondersteunen de activiteiten de leerdoelen van een of meer vakken van het curriculum. Deze doelen kunnen liggen op cultureel, cognitief of sociaal gebied. Daarnaast is altijd sprake van doelen als: elkaar beter leren kennen, samenwerkingsvaardigheden ontwikkelen enz.
Vakken die bij deze doelen een rol spelen: via de docenten en het vakplan wordt de reis in de lessen voorafgaand aan de werkweek voorbereid. De waarde van eventuele activiteiten als referaten wordt tevoren aan de leerlingen meegedeeld.

2. Voorafgaand aan de reis
• wordt een draaiboek en programmaboekje gemaakt van de reis
• wordt de reis door een groep docenten voorbereid
• de ouders worden tijdig door de school geïnformeerd over de kosten, doel en programma van de reis
• worden de afspraken met externe organisaties vastgelegd: reisorganisaties, bedrijven, busondernemingen enz.: zowel wat betreft de prijs als wat betreft de veiligheid van de deelnemers en de verantwoordelijkheden
• wordt een begroting van de reis voorgelegd aan de schoolleiding
• wordt een lijst gemaakt van de begeleiders, dit met het oog op het maken van een vervangingsrooster
• worden de leerlingen en ouders op de hoogte gebracht van de regels en afspraken tijdens de reis. Deze hebben betrekking op o.a.:

- algemene regels zoals die ook op school gelden t.a.v. gedrag
- het opvolgen van opdrachten van de zijde van de leiding
- aanwijzingen betreffende de veiligheid
- aanwijzingen over het tijdstip van slapen en absolute rust
- richtlijnen over het gebruik en/of meenemen van apparatuur, alcohol, drugs en andere zaken

• leerlingen en ouders worden geïnformeerd over de maatregelen die worden genomen wanneer leerlingen de regels overtreden

3. Tijdens de reis
Tijdens de reis is het begeleidingsteam verantwoordelijk voor het optimaal verloop van de reis. Dat geldt voor:
• het volgen van het programma en eventuele aanpassingen van programma en reis
• het navolgen van de afspraken die ten aanzien van de regels zijn gemaakt
• het toezien op de veiligheid van de leerlingen; dit geldt voor o.a.:
- de reis
- de accommodatie (brandveiligheid enz.)
- activiteiten die door derden worden begeleid
- de spullen van de leerlingen
- voldoende nachtrust voor leerlingen en leiding
- voldoende en gezond eten en drinken
• het aanspreken van leerlingen die zich niet (voldoende) aan de afgesproken regels houden
• het opleggen van sancties, als bijvoorbeeld corvee, aan leerlingen die zich (niet voldoende) aan de regels houden
• de leiding hanteert daarbij als uitgangspunten: de veiligheid van de groep en de sfeer tijdens de reis
• in het uiterste geval is de leiding bevoegd om een of meer leerlingen uit de groep te verwijderen door hen naar huis te sturen;
- naar huis sturen is het laatste middel dat de leiding toepast
- de sanctie wordt opgelegd, wanneer naar de mening van de leiding de veiligheid en/of sfeer voor de leerlingen zodanig bedreigd wordt, dat de leiding niet langer de verantwoordelijkheid voor de leerling(en) kan nemen
- de leiding van de werkweek deelt het voorgenomen besluit mee aan de schoolleiding, die in laatste instantie bevoegd is om het besluit te bekrachtigen
- de ouder(s)/verzorger(s) van de leerlingen worden gebeld over de sanctie; met hen wordt overlegd op welke wijze de leerling naar huis komt en onder wiens begeleiding;
- de ouders kunnen bij de melding van de verwijdering op dat moment niet in beroep gaan tegen het besluit; dat kan uiteraard wel na afloop van de reis; hierbij is de klachtenregeling van toepassing;
- de extra  kosten van de terugreis worden in rekening gebracht bij de ouder(s)/verzorger(s)

4. Na afloop van de reis
De school zorgt voor een degelijke afronding van de werkweek:
• er wordt een evaluatie gehouden onder begeleiders en leerlingen
• er wordt zo nodig een lijst met verbeterpunten gemaakt voor het volgende schooljaar
• eventuele prestaties van leerlingen worden doorgegeven aan de betrokken vakdocenten
• er wordt een volledig kostenoverzicht gemaakt van alle inkomsten en uitgaven; dit is voor alle betrokkenen in te zien bij de schoolleiding; bij een klein overschot worden de gelden bewaard op de rekening van school ter dekking van andere kosten, bijvoorbeeld een excursie of ander evenement; bij grote overschrijding van de begrote kosten worden een evenredig deel aan de ouders gerestitueerd;

5. Onregelmatigheden
In geval van onvoorziene of niet beschreven onregelmatigheden handelt de leiding in het belang van de groep, eventueel na overleg met de schoolleiding.

6. Bijzondere bepalingen
Ouders en leerlingen kunnen, na terugkeer, tegen handelingen of maatregelen van de leiding in beroep gaan bij
• de schoolleiding
• het bevoegd gezag: BOOR, Calandstraat Rotterdam.

Leerlingen die gedoubleerd hebben in een leerjaar nemen in principe niet deel aan de reis.

Voor ouders voor wie de financiële bijdrage een (te) grote belemmering vormt is een regeling te treffen. Hiervoor kunnen zij contact opnemen met de schoolleiding.